System média Oktató és Tanácsadó Kft. adminisztrációt segítő rendszere



Általános leírás

Ez a program a System media Kft. konferencia szervezési és ezzel kapcsolatos adminisztrációs feladatainak elvégzését kívánja elősegíteni. A program web böngészőben fut a web oldalak általános kezelési elvei szerint használható: a menü pontok, funkciók a szövegre kattintással aktivizálhatóak, az űrlap mezők közötti pozicionálás egér kattintással vagy TAB/SHIFT TAB gombokkal lehetséges. A programban többször találkozunk adat táblázatokkal ezek sorait egér kattintással lehet kijelölni. A programban a böngésző 'előző oldal', 'következő oldal' gombokat ne használjuk. Lehetőség szerint kerüljük a böngésző 'frissít' gombjának használatát is.



Reklám kampányok

Ez a fejezet a reklám kampányok lebonyolításához szükséges FAX szám és E-mail cím nyilvántartások kezelésével foglalkozik.

Fax lista

Ez a menü pont a reklám kampányhoz használt fax lista kezelésére szolgál. A megjelenő képernyőn a már felvitt adatok listája látható cégnév sorrendben. A képernyő felső részén rendezési, szűrési feltételeket adhatunk meg. Ha körzetszámot adunk meg akkor csak az adott körzetbe tartozó adatokat fogjuk látni. Ha a konferencia típusok közül egyet vagy többet bejelölünk akkor csak azokat fogjuk látni amelyek közül legalább egy megfelel a bejelölésnek. A körzetszám és a konferencia típus együtt is használható ebben az esetben azokat a sorokat látjuk melyek mindkét feltételnek megfelelnek. A képernyőn úgy nevezett funkciós gombokat találhatunk.

Megnéz

A megjelenő ablakban az éppen aktuális sor összes adata lesz látható. Ebben az esetben ez a sor nem módosítható.

Módosít

A megjelenő ablakban az éppen aktuális sor összes adata lesz látható. Ebben az esetben az adatok módosíthatóak. Ez alól kivételt képez a rekord azonosító 'kódszám'. A képernyő alján lévő 'Rendben' gomb megnyomásával a módosítást letároltuk. Abban az esetben, ha mégsem akarjuk a változtatást végrehajtani használjuk a 'Mégsem' gombot.

Új felvitel

A megjelenő ablakban egy új sort vihetünk fel. A kódszámot nem lehet megadni (nem is kell, ezt a program automatikusan képzi). A képernyő alján lévő 'Rendben' gomb megnyomásával az új sort letároltuk. Abban az esetben, ha mégsem akarjuk az új sor letárolni használjuk a 'Mégsem' gombot.

Töröl

Ezzel a funkcióval egy biztonsági kérdés után véglegesen törölhetjük a sort az adatok közül.

Keres elölről

Itt egy keresendő karakter sorozatot adhatunk meg. A program a táblázat elejétől kezdve, a szűrési feltételeket figyelembe véve megkeresi az első olyan sort melyben a keresendő szöveg előfordul (bármelyik oszlopban).

Tovább keres

Az előző funkcióban megadott karakter sorozatot tovább keresi a program.

Betölt

Ezzel a funkcióval újabb EXCEL fájlban lévő adatokkal egészíthetjük ki a már meglévő listát. Először egy képernyőt kapunk amin látható, hogy milyen szerkezetű EXCEL fájlt tud a program beolvasni. A 'Tallózás' gomb segítségével választjuk ki a beolvasandó fájlt. Ha a beolvasandó fájl első sora nem valódi adatokat tartalmaz hanem fejléc megnevezéseket akkor a 'Első sort kihagyni' jelölő négyzetet be kell jelölni. Ha a 'Dupla fax számok kérdés nélkül betölthetőek' jelölő négyzet be van jelölve akkor a program nem vizsgálja, hogy az adott fax és körzet szám szerepel-e az adott listában. Ha ez nincs bejelölve akkor csak azok a sorok töltődnek be amelyek új fax + körzet számot tartalmaznak, a már szereplő fax számot tartalmazó sorok egy másik táblázatba 'Dupla fax számok' -ba kerülnek. Ha 'Letiltott fax számokat nem tölti be' jelölő négyzet be van jelölve akkor a program minden betöltendő sornál ellenőrzi, hogy szerepel e a letiltottak között, ha szerepel akkor nem tölti be. A 'Betöltés' gombbal indítjuk a feldolgozást.

Duplák

Ez a funkció azon sorok kezelésére szolgál amelyek az EXCEL fájl betöltése során ki lettek hagyva mert már szerepeltek az adatok között lásd...

Letilt

Ezzel a funkcióval a kiválasztott sor adatait átmásoljuk a letiltott fax számok táblázatba ennek hatására ezt a sort nem fogjuk látni az adat listában részére tájékoztató FAX-okat nem küldünk.

Fontos tudni, hogy valójában nem töröltük az adat sort csak „láthatatlanná” tettük, Ha később a „FAX tiltások” listából kitöröljük az erre a FAX számra vonatkozó sort, akkor ez az eredeti sor újra „látható” lesz.

Letiltások

Ez a funkció azon sorok kezelésére szolgál amik le vannak tiltva lásd...

Export EXCEL-be

Ez a funkció az adott szűrési és rendezési szempontokat figyelembe véve ki exportálja az adatokat egy EXCEL -lel beolvasható fájlba. Ez a fájl a megjelenő linkre egér jobb gomb kattintással menthető le a számítógépre, a mentés cél könyvtárát internet explorer-ben a beállításoknál lehet megadni fire fax -nál a mentéskor adható meg.

Küldés indítása

Ezzel a funkcióval a reklám fax küldést indítjuk el. A megadott szűrési feltételeknek megfelelő sorok átmásolódnak a fax küldő rendszer „küldendő faxok” listájába.



Fax tiltások

Ez a menü pont a reklám kampányhoz letiltott fax számokat tartalmazó lista kezelésére szolgál. A megjelenő képernyőn a már felvitt adatok listája látható cégnév sorrendben. A képernyő felső részén rendezési, szűrési feltételeket adhatunk meg. Ha körzetszámot adunk meg akkor csak az adott körzetbe tartozó adatokat fogjuk látni. Ha a konferencia típusok közül egyet vagy többet bejelölünk akkor csak azokat fogjuk látni amelyek közül legalább egy megfelel a bejelölésnek. A körzetszám és a konferencia típus együtt is használható ebben az esetben azokat a sorokat látjuk melyek mindkét feltételnek megfelelnek. A képernyőn úgy nevezett funkciós gombokat találhatunk.

Megnéz

A megjelenő ablakban az éppen aktuális sor összes adata lesz látható. Ebben az esetben ez a sor nem módosítható.

Módosít

A megjelenő ablakban az éppen aktuális sor összes adata lesz látható. Ebben az esetben az adatok módosíthatóak. Ez alól kivételt képez a rekord azonosító 'kódszám'. A képernyő alján lévő 'Rendben' gomb megnyomásával a módosítást letároltuk. Abban az esetben, ha mégsem akarjuk a változtatást végrehajtani használjuk a 'Mégsem' gombot.

Új felvitel

A megjelenő ablakban egy új sort vihetünk fel. A kódszámot nem lehet megadni (nem is kell, ezt a program automatikusan képzi). A képernyő alján lévő 'Rendben' gomb megnyomásával az új sort letároltuk. Abban az esetben, ha mégsem akarjuk az új sor letárolni használjuk a 'Mégsem' gombot.

Töröl

Ezzel a funkcióval egy biztonsági kérdés után véglegesen törölhetjük a sort az adatok közül.

Amennyiben ez a FAX szám szerepel a „FAX lista” adattáblában akkor ezentúl ott láthatóvá válik, számára küldeni fogunk tájékoztató FAX -okat.

Keres elölről

Itt egy keresendő karakter sorozatot adhatunk meg. A program a táblázat elejétől kezdve, a szűrési feltételeket figyelembe véve megkeresi az első olyan sort melyben a keresendő szöveg előfordul (bármelyik oszlopban).

Tovább keres

Az előző funkcióban megadott karakter sorozatot tovább keresi a program.

Betölt

Ezzel a funkcióval EXCEL fájlból tölthetjük fel a táblázatot. Először egy képernyőt kapunk amin látható, hogy milyen szerkezetű EXCEL fájlt tud a program beolvasni. A 'Tallózás' gomb segítségével választjuk ki a beolvasandó fájlt. Ha a beolvasandó fájl első sora nem valódi adatokat tartalmaz hanem fejléc megnevezéseket akkor a 'Első sort kihagyni' jelölő négyzetet be kell jelölni. . A 'Betöltés' gombbal indítjuk a feldolgozást.

Export EXCEL-be

Ez a funkció az adott szűrési és rendezési szempontokat figyelembe véve ki exportálja az adatokat egy EXCEL -lel beolvasható fájlba. Ez a fájl a megjelenő linkre egér jobb gomb kattintással menthető le a számítógépre, a mentés cél könyvtárát internet explorer- ben a beállításoknál lehet megadni fire fox -nál a mentéskor adható meg.



Dupla Fax számok

Ez a menü pont az EXCEL fájl beolvasás során kiszűrt dupla FAX számokat tartalmazó lista kezelésére szolgál. A megjelenő képernyőn felül az 'Éles FAX lista' adatai alul a 'duplikált FAX számok' adatai láthatóak cégnév sorrendben. A felső részen mindig az alsó részen kiválasztott sorhoz tartozó 'Éles' adatok látszanak. A képernyő középső részén rendezési, szűrési feltételeket adhatunk meg. Ha körzetszámot adunk meg akkor csak az adott körzetbe tartozó adatokat fogjuk látni. Ha a konferencia típusok közül egyet vagy többet bejelölünk akkor csak azokat fogjuk látni amelyek közül legalább egy megfelel a bejelölésnek. A körzetszám és a konferencia típus együtt is használható ebben az esetben azokat a sorokat látjuk melyek mindkét feltételnek megfelelnek. A képernyőn úgy nevezett funkciós gombokat találhatunk.

Megnéz

A megjelenő ablakban az éppen aktuális sor összes adata lesz látható. Ebben az esetben ez a sor nem módosítható.

Módosít

A megjelenő ablakban az éppen aktuális sor összes adata lesz látható. Ebben az esetben az adatok módosíthatóak. Ez alól kivételt képez a rekord azonosító 'kódszám'. A képernyő alján lévő 'Rendben' gomb megnyomásával a módosítást letároltuk. Abban az esetben, ha mégsem akarjuk a változtatást végrehajtani használjuk a 'Mégsem' gombot.

Töröl

Ezzel a funkcióval egy biztonsági kérdés után véglegesen törölhetjük a sort a 'duplikált' adatok közül.

Keres elölről

Itt egy keresendő karakter sorozatot adhatunk meg. A program a táblázat elejétől kezdve, a szűrési feltételeket figyelembe véve megkeresi az első olyan sort melyben a keresendő szöveg előfordul (bármelyik oszlopban).

Tovább keres

Az előző funkcióban megadott karakter sorozatot tovább keresi a program.

Betölt az élesbe

Erre a gombra kattintva a 'duplikált' sor átmásolódik az 'éles' adattáblába (annak ellenére, hogy ott már szerepel egy hasonló tartalmú sor), a 'duplikáltak' közül törlődik, az 'Éles' táblában tehát most eggyel több sorunk lesz.

Cserél az élesbe

Erre a gombra kattintva a 'duplikált' sor átmásolódik az 'éles' adattáblába felülírva (lecserélve) a képernyő felső részén kijelölt 'Éles' sort. a 'duplikáltak' közül törlődik, az 'Éles' táblában tehát most nem változik a sorok száma.



E-mail lista

Ez a menü pont a reklám kampányhoz használt e-mail lista kezelésére szolgál. A megjelenő képernyőn a már felvitt adatok listája látható cégnév sorrendben. A képernyő felső részén rendezési, szűrési feltételeket adhatunk meg. Ha körzetszámot adunk meg akkor csak az adott körzetbe tartozó adatokat fogjuk látni. Ha a konferencia típusok közül egyet vagy többet bejelölünk akkor csak azokat fogjuk látni amelyek közül legalább egy megfelel a bejelölésnek. A körzetszám és a konferencia típus együtt is használható ebben az esetben azokat a sorokat látjuk melyek mindkét feltételnek megfelelnek. A képernyőn úgy nevezett funkciós gombokat találhatunk.

Megnéz

A megjelenő ablakban az éppen aktuális sor összes adata lesz látható. Ebben az esetben ez a sor nem módosítható.

Módosít

A megjelenő ablakban az éppen aktuális sor összes adata lesz látható. Ebben az esetben az adatok módosíthatóak. Ez alól kivételt képez a rekord azonosító 'kódszám'. A képernyő alján lévő 'Rendben' gomb megnyomásával a módosítást letároltuk. Abban az esetben, ha mégsem akarjuk a változtatást végrehajtani használjuk a 'Mégsem' gombot.

Új felvitel

A megjelenő ablakban egy új sort vihetünk fel. A kódszámot nem lehet megadni (nem is kell, ezt a program automatikusan képzi). A képernyő alján lévő 'Rendben' gomb megnyomásával az új sort letároltuk. Abban az esetben, ha mégsem akarjuk az új sor letárolni használjuk a 'Mégsem' gombot.

Töröl

Ezzel a funkcióval egy biztonsági kérdés után véglegesen törölhetjük sort az adatok közül.

Keres elölről

Itt egy keresendő karakter sorozatot adhatunk meg. A program a táblázat elejétől kezdve, a szűrési feltételeket figyelembe véve megkeresi az első olyan sort melyben a keresendő szöveg előfordul (bármelyik oszlopban).

Tovább keres

Az előző funkcióban megadott karakter sorozatot tovább keresi a program.

Betölt

Ezzel a funkcióval újabb EXCEL fájlban lévő adatokkal egészíthetjük ki a már meglévő listát. Először egy képernyőt kapunk amin látható, hogy milyen szerkezetű EXCEL fájlt tud a program beolvasni. A 'Tallózás' gomb segítségével választjuk ki a beolvasandó fájlt. Ha a beolvasandó fájl első sora nem valódi adatokat tartalmaz hanem fejléc megnevezéseket akkor a 'Első sort kihagyni' jelölő négyzetet be kell jelölni. Ha a 'Dupla E-mail-ek kérdés nélkül betölthetőek' jelölő négyzet be van jelölve akkor a program nem vizsgálja, hogy az adott e-mail szerepel-e az adott listában. Ha ez nincs bejelölve akkor csak azok a sorok töltődnek be amelyek új e-mail -t tartalmaznak, a már szereplő e-mail -t tartalmazó sorok egy másik táblázatba 'Dupla e-mail' -be kerülnek. Ha a 'Letiltott e-mail -eket nem tölti be' jelölő négyzet be van jelölve akkor a program minden betöltendő sornál ellenőrzi, hogy szerepel-e a letiltottak között, ha szerepel akkor nem tölti be. A 'Betöltés' gombbal indítjuk a feldolgozást.

Duplák

Ez a funkció azon sorok kezelésére szolgál amik az EXCEL fájl betöltése során ki lettek hagyva mert már szerepeltek az adatok között lásd...

Letilt

Ezzel a funkcióval a kiválasztott sor adatait átmásoljuk a letiltott e-mail-ek táblázatba ennek hatására ezt a sort nem fogjuk látni az adat listában részére tájékoztató e-mail-t nem küldünk.

Fontos tudni, hogy valójában nem töröltük az adat sort csak 'láthatatlanná' tettük, Ha később a 'E-mailtiltások' listából kitöröljük az erre a címre vonatkozó sort, akkor ez az eredeti sor újra 'látható' lesz.



Letiltások

Ez a funkció azon sorok kezelésére szolgál amik le vannak tiltva lásd...

Export EXCEL-be

Ez a funkció az adott szűrési és rendezési szempontokat figyelembe véve ki exportálja az adatokat egy EXCEL -lel beolvasható fájlba. Ez a fájl a megjelenő linkre egér jobb gomb kattintással menthető le a számítógépre, a mentés cél könyvtárát internet explorer-ben a beállításoknál lehet megadni firefox -nál a mentéskor adható meg.

Küldés indítása

Ezzel a funkcióval a reklám e-mail küldést indítjuk el. A megadott szűrési feltételeknek megfelelő sorok átmásolódnak az e-mail küldő rendszer 'küldendő e-mail -ek' listájába.



E-mail tiltások

Ez a menü pont a reklám kampányhoz letiltott E-mail címeket tartalmazó lista kezelésére szolgál. A megjelenő képernyőn a már felvitt adatok listája látható cégnév sorrendben. A képernyő felső részén rendezési, szűrési feltételeket adhatunk meg. Ha körzetszámot adunk meg akkor csak az adott körzetbe tartozó adatokat fogjuk látni. Ha a konferencia típusok közül egyet vagy többet bejelölünk akkor csak azokat fogjuk látni amelyek közül legalább egy megfelel a bejelölésnek. A körzetszám és a konferencia típus együtt is használható ebben az esetben azokat a sorokat látjuk melyek mindkét feltételnek megfelelnek. A képernyőn úgy nevezett funkciós gombokat találhatunk.

Megnéz

A megjelenő ablakban az éppen aktuális sor összes adata lesz látható. Ebben az esetben ez a sor nem módosítható.

Módosít

A megjelenő ablakban az éppen aktuális sor összes adata lesz látható. Ebben az esetben az adatok módosíthatóak. Ez alól kivételt képez a rekord azonosító 'kódszám'. A képernyő alján lévő 'Rendben' gomb megnyomásával a módosítást letároltuk. Abban az esetben, ha mégsem akarjuk a változtatást végrehajtani használjuk a 'Mégsem' gombot.

Új felvitel

A megjelenő ablakban egy új sort vihetünk fel. A kódszámot nem lehet megadni (nem is kell, ezt a program automatikusan képzi). A képernyő alján lévő 'Rendben' gomb megnyomásával az új sort letároltuk. Abban az esetben, ha mégsem akarjuk az új sor letárolni használjuk a 'Mégsem' gombot.

Töröl

Ezzel a funkcióval egy biztonsági kérdés után véglegesen törölhetjük a sort az adatok közül.

Amennyiben ez a cím szerepel az „E-mail lista” adattáblában akkor ezentúl ott láthatóvá válik, számára küldeni fogunk tájékoztató E-mail -eket.

Keres elölről

Itt egy keresendő karakter sorozatot adhatunk meg. A program a táblázat elejétől kezdve, a szűrési feltételeket figyelembe véve megkeresi az első olyan sort melyben a keresendő szöveg előfordul (bármelyik oszlopban).

Tovább keres

Az előző funkcióban megadott karakter sorozatot tovább keresi a program.

Betölt

Ezzel a funkcióval EXCEL fájlból tölthetjük fel a táblázatot. Először egy képernyőt kapunk amin látható, hogy milyen szerkezetű EXCEL fájlt tud a program beolvasni. A 'Tallózás' gomb segítségével választjuk ki a beolvasandó fájlt. Ha a beolvasandó fájl első sora nem valódi adatokat tartalmaz hanem fejléc megnevezéseket akkor a 'Első sort kihagyni' jelölő négyzetet be kell jelölni. . A 'Betöltés' gombbal indítjuk a feldolgozást.

Export EXCEL-be

Ez a funkció az adott szűrési és rendezési szempontokat figyelembe véve ki exportálja az adatokat egy EXCEL -lel beolvasható fájlba. Ez a fájl a megjelenő linkre egér jobb gomb kattintással menthető le a számítógépre, a mentés cél könyvtárát internet explorer-ben a beállításoknál lehet megadni firefox -nál a mentéskor adható meg.



Dupla E-mail címek

Ez a menü pont az EXCEL fájl beolvasás során kiszürt dupla E-mail címeket tartalmazó lista kezelésére szolgál. A megjelenő képernyőn felül az „Éles E-mail lista” adatai alul a „duplikált E-mail címek” adatai láthatóak cégnév sorrendben. A felső részen mindig az alsó részen kiválasztott sorhoz tartozó „Éles” adatokat látszanak. A képernyő középső részén rendezési, szűrési feltételeket adhatunk meg. Ha körzetszámot adunk meg akkor csak az adott körzetbe tartozó adatokat fogjuk látni. Ha a konferencia típusok közül egyet vagy többet bejelölünk akkor csak azokat fogjuk látni amelyek közül legalább egy megfelel a bejelölésnek. A körzetszám és a konferencia típus együtt is használható ebben az esetben azokat a sorokat látjuk melyek mindkét feltételnek megfelelnek. A képernyőn úgy nevezett funkciós gombokat találhatunk.

Megnéz

A megjelenő ablakban az éppen aktuális sor összes adata lesz látható. Ebben az esetben ez a sor nem módosítható.

Módosít

A megjelenő ablakban az éppen aktuális sor összes adata lesz látható. Ebben az esetben az adatok módosíthatóak. Ez alól kivételt képez a rekord azonosító 'kódszám'. A képernyő alján lévő 'Rendben' gomb megnyomásával a módosítást letároltuk. Abban az esetben, ha mégsem akarjuk a változtatást végrehajtani használjuk a 'Mégsem' gombot.

Töröl

Ezzel a funkcióval egy biztonsági kérdés után véglegesen törölhetjük a sort a „duplikált” adatok közül.

Keres elölről

Itt egy keresendő karakter sorozatot adhatunk meg. A program a táblázat elejétől kezdve, a szűrési feltételeket figyelembe véve megkeresi az első olyan sort melyben a keresendő szöveg előfordul (bármelyik oszlopban).

Tovább keres

Az előző funkcióban megadott karakter sorozatot tovább keresi a program.

Betölt az élesbe

Erre a gombra kattintva a „duplikált” sor átmásolódik az „éles” adattáblába (annak ellenére, hogy ott már szerepel egy hasonló tartalmú sor), a „duplikáltak” közül törlődik, az „Éles” táblában tehát most eggyel több sorunk lesz.

Cserél az élesbe

Erre a gombra kattintva a „duplikált” sor átmásolódik az „éles” adattáblába felülírva a (lecserélve) a képernyő felső részén kijelölt „Éles” sort. a „duplikáltak” közül törlődik, az „Éles” táblában tehát most nem változik a sorok száma.


Konferencia adminisztrálás

Ez a modul a konferenciára jelentkezők adatainak nyilvántartására, a lemondások kezelésére, visszaigazolások és proforma bizonylatok küldésére, regisztrációs lap készítésére szolgál.

Amikor belépünk ebbe a modulba, akkor a program áttölti az INTERNET gépről az online regisztrációs rendszerbe újonnan bekerült sorokat. Ez esetenként néhány percig is eltarthat.

Ezután ki kell választanunk melyik konferenciával akarunk foglalkozni.

A képernyőn láthatóak a konferenciára jelentkezettek adatai. Általában egy sor egy jelentkezőt jelent, egy céghez azonban több sor is tartozhat. A "létszám" adat azt jelzi, hogy az adott sor hány fő jelentkezését reprezentálja, általában értéke "1". Ha az on-line felületen "+2 fő" vagy hasonló szöveget használt a jelentkező akkor kell itt más számot használni. Az azonos "cégnév" -hez tartozó sorok "létszám" adatait a program a számlázásnál, proforma biz. készítésnél összeadja.

Az on-line rendszerből érkező adatok először "érvénytelen" státuszuak, a módosítás funkcióval lehet őket érvényesíteni.

A "nem" adat a megszemélyesített e-mailekben a megszólítás kialakításában játszik szerepet (úr, úrhölgy vagy nem használ megszólítást)

Ha egy céghez több sor tartozik és nem mindegyikhez akarunk visszaigazoló e-mail-t küldeni akkor a "visszaigazolás kell" adat "Nem"-re állításával tilthatjuk le az adott sorhoz a levél küldést.

Visszaigazolás + proforma küldés

Erre a gombra kattintva a program visszaigazoló e-mailt és a levél mellékletében proforma bizonylatot küld.

A következő képernyőn a konferencia árait, valamint a levél szöveget meghatározó sémát, valamint a proforma bizonylatra írandó szöveg részt alakíthatjuk ki.

A "Rendben" gombra kattintva a program azokhoz a sorokhoz küld e-mail-t ahol:

Akiknél az "Egyedi ár" vagy az "egyedi számla" opció be van jelölve azok számára a program proforma bizonylatot nem készít, de visszaigazolást küld nekik is.

A feldolgozás eltarthat néhány percig.

Ezután a képernyőn listát kapunk azokról a sorokról akiket más úton (rendszerint FAX -on) kell értesíteni. Ha ez a más módon történő visszaigazolás megtörtént, akkor ezt jelölni kell a programba, úgy hogy az adott sor "visszaigazolás" mezőjébe beírjuk a visszaigazolás dátumát.

Ugyancsak megjelenik a képernyőn azoknak a listája is akiknek egyedi számlát kell készíteni, ezért proforma bizonylatot nem kaptak.

Amennyiben egy olyan sort érvényesítünk vagy módosítunk amihez még nem történt meg a proforma küldés akkor előfordulhat, hogy ehhez a céghez már korábban (a hozzá tartozó többi, már érvényesített sor alapján) készült proforma bizonylat. Ami nyilván hibás mert a most kezelt sor adatait nem tartalmazza. Ezért ilyen esetekben a az adott céghez tartozó, erre a konferenciára vonatkozó esetleges korábbi proforma bizonylatot a program törli, és az ennek küldését jelző "visszaigazolás" jelzéseket is törli.

Ha valamilyen okból újra akarjuk küldeni az e-mailt és proforma bizonylatot, akkor a módosítás funkcióval töröljük ki a megfelelő sorból/sorokból a "visszaigazolás" mező tartalmát és használjuk a "Visszaigazolás + proforma küldés" gombot.

Emlékeztető E-mail küldés

Erre a gombra kattintva a program emlékeztető e-mailt küld.

A következő képernyőn a konferencia árait, valamint a levél szöveget meghatározó sémát, valamint a proforma bizonylatra írandó szöveg részt alakíthatjuk ki.

A "Rendben" gombra kattintva a program azokhoz a sorokhoz küld e-mail-t ahol:

A feldolgozás eltarthat néhány percig.

Ezután a képernyőn listát kapunk azokról a sorokról akiket más úton (rendszerint FAX -on) kell értesiteni. Ha ez a más módon történő értesítés megtörtént, akkor ezt jelölni kell a programba, úgy hogy az adott sor "emlékeztető" mezőjébe beírjuk a visszaigazolás dátumát.

Fizetés nyilvántartása

A jelentkezők táblázatában kijelöljük a megfelelő sort, (ha egy cégtől többen jelentkeztek, akkor az egyik tetszőleges sorát), rá kattintunk az alul lévő "fizetett" gombra majd megadjuk a fizetés dátumát és összegét.

Adat áttöltés a reklámkampány listákba

Ezzel a funkcióval egy kiválasztott konferenciára jelentkezettek e-mail címeit és FAX számait valamint egyéb adatait áttöltjük a reklámkampány kezelő listákba. Ha az adott e-mail cím vagy FAX szám már szerepel ott akkor az adatok a „dupla fax számok” illetve „dupla E-mail címek” táblázatokba kerülnek.



Előleg számlák készítése, kezelése

Miután a konferencia adminisztrálás modulban kiválasztjuk a megfelelő konferenciát, kattintsunk az "Előleg számla" gombra. Ekkor kapunk egy képernyőt ahol mégegyszer ellenőrizhetkük szükség esetén javíthatjuk az árakat és megadhatjuk az előleg számla aljára írandó egyedi szöveget. A "rendben" gombra kattintva a program előleg számlát készít azoknak a résztvevőknek akiknek az adata "érvényes" jelzésű és az adatbázisban tárolt adatok szerint előleget fizettek (a "fizetve" mezőben nullánál nagyobb szám szerepel), valamint "nem egyedi árasok" és nem "egyedi számlásak". Ha a konferenciával kapcsolatban nem kelett volna előleget fizetni; akkor csak az kap előleg számlát, aki a konferencia dátumától eltérő hónapban fizetett. Az előleg számla összegét a megadott árak, a jelentkezők száma és a jelentkezés módja határozza meg. Az előleg számlán mindig két tételsor van: felnött-oktatás és étkezés. A fizetési módnál mindig a "fizetve" szöveg szerepel. A számla dátuma a számítógép rendszer dátuma szerint automatikusan kerül felajánlásra, de a kezelő ezt felülbirálhatja. A "teljesítés kelte" adatnál a konferencia dátuma, a "fizetési határidőnél" a számla dátuma szerepel. A számlákat a RoBIT BT számla nyomtató kliens programja nyomtatja ki.

Végszámlák készítése, kezelése


Számlák böngészése, számla storno

Ezt a menüpontot aktivizálva egy táblázatban láthatjuk a programmal készített előlegszámlákat és végszámlákat (beleértve a helyesbító számlákat is). Lehetőség van az adatokat átrendezbi számlaszám vagy dátum sorrendbe. Szűréseket is alkalmazhatunk a számla tipusram jellegre, konferenciára. Kereshetünk a számlán előforduló szövegekre. Az alul lévő gombok segitségével számla másolatot nyomtathatunk, és "stornozó" számlát készíthetünk. Ez utobbi tartalmilag hasonló lesz a kiválasztott eredeti számlához, de minden összeg negativ előjellel szerepel és a konferencia neve, időpontja helyett egy a felhasználó által megadható szöveg fog szerepelni. A számla dátuma a számítógép rendszer dátuma szerint automatikusan kerül felajánlásra, de a kezelő ezt felülbirálhatja. A számlákat a RoBIT BT számla nyomtató kliens programja nyomtatja ki.

Elküldött E-mail napló

A képernyőn az elküldött E-mail -ek listája látható táblázatos megjelenítőben. A "státusz" mező hibajelzéseket tartalmazhat, ha ez a mező üres az azt jelzi, hogy a küldés során nem lépett fel hiba (ez még nem jelenti azt, hogy a levél a címzetthez megérkezett vagy , hogy azt ő elolvasta) csupán azt jelzi, hogy a levél küldési feladat sikeresen át lett adva az SMTP kiszolgálónak.

A felül lévő legördülő választél és az "Átrendez" gomb segítségével lehetőség van a táblázatot rendezni időpontra, címzett e-mail -re.

Az alul lévő gombok segítségével a táblázatban keresni is lehet, ugyanitt van lehetőség a kiválasztott E-mail megtekintésére, törlésére és újra küldésére is.


Technikai funkciók

Táblák létrehozása

Ezzel a funkcióval a rendszer első üzembehelyezésekor lehet az adattáblákat létrehozni, soha többet nem kell használni.

Újraindexelés

Ezzel a funkcióval az adattáblák indexeit lehet frissíteni. Az indexek gyorsítják a program működését. Érdemes az újraindexelést idönként (például hetente) elvégezni. Ha a program müködését lassúnak találjuk akkor is érdemes ezt a funkciót használni, lehetséges, hogy ezzel megoldódik a probléma.

Adat mentés

Ezzel a funkcióval egy biztonsági mentést készíthetünk a program adatairól, ennek a mentő fájlnak a segítségével - informatikus közreműködésével . Egy esetleges géphiba után helyreállítható az adatbázis. (a mentő fájl phpmysqladmin -al betölthető sql dump-ot tartalmaz).




Budapest, 2009 RoBIT Bt. Ez a dokumentáció a GNU/GPL licenc szerint szabadon felhasználható.